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Fortsetzung der Sitzung der Gemeindevertretung vom 27.06.2018

Schulzendorf, den 12.07.2018

Die Sitzung der Gemeindevertretung am 27.06.2018 wurde nicht zu Ende geführt und am 10.07.2018 fortgesetzt. Zu behandeln waren noch die Tagesordnungspunkte 5.12 Änderung der Hallennutzungsgebührensatzung, 5.13 Rückzahlung von Altanschließerbeiträgen und 6 Zentrale Vergabestelle.

 

Die Änderung der Hallennutzungsgebührensatzung, die von der Fraktion DIE LINKE vorgeschlagen wurde, wurde inhaltlich diskutiert. Die Änderungen sollen eine Entlastung der Schulzendorfer Vereine und der Sportveranstaltungen mit Kindern und Jugendlichen bringen, indem niedrigere Gebühren als bisher erhoben werden sollen. Weiterhin sollen Meisterschaftswettkämpfe ab Landesebene und kulturelle Veranstaltungen wie Fasching, Kappenfeste und Seniorenweihnachtsfeiern kostenfrei sein.

Acht Mitglieder der Gemeindevertretung haben der Beschlussvorlage zugestimmt, kein Mitglied war dagegen, zwei Mitglieder haben sich der Stimme enthalten.

 

Um Rückzahlungsoptionen für Beiträge an den MAWV ging es unter dem Tagesordnungspunkt 5.13. Die Fraktion DIE LINKE hatte eine Beschlussvorlage eingebracht, mit der der Bürgermeister beauftragt werden sollte, in der Verbandsversammlung des MAWV für die Option III zu stimmen. Diese Beschlussvorlage wurde noch einmal zur Sitzung inhaltlich geändert. Die neue Beschlussvorlage soll den Bürgermeister beauftragen, dem Verbandsvorsteher des MAWV Fragen zu stellen, den Verbandsvorsteher zu beauftragen, die konkreten rechtlichen, wirtschaftlichen und gebührenseitigen Auswirkungen einer freiwilligen Rückzahlung auch aus bestandskräftigen Beitragsbescheiden oder eines Wechsels in eine Finanzierung ausschließlich aus Gebühren zu prüfen, einen entsprechenden Wirtschaftsplan vorzulegen und damit konkrete Belastungen der Verbandsmitglieder durch Umlagen darzustellen, eine Entscheidung in der Verbandsversammlung über die Rückzahlungsoptionen erst zuzulassen, wenn alle Fragen der Verbandsmitglieder beantwortet sind und falls es doch vorher zu einer Entscheidung kommen sollte, für die Option III zu stimmen.

Der Vertreter des Bürgermeisters, Herr Reech, hat darauf hingewiesen, dass ein Datum gesetzt werden sollte, bis zu dem die Verbandsmitglieder die Fragen vorlegen sollen, damit absehbar ist wann über die Optionen entschieden werden kann, und dass der Auftrag, für eine Option zu stimmen, ohne eine finanzielle Vorsorge in der Gemeinde getroffen zu haben, rechtswidrig sein könnte. Die Mehrheit der Gemeindevertretung hat darauf bestanden, kein Datum für die Vorlage der Fragen zu setzen, denn es könnten ja immer wieder neue Fragen auftreten und den Auftrag über die Entscheidung der Zustimmung für die Option III ohne finanzielle Vorsorgen getroffen zu haben, beizubehalten.

Acht Mitglieder der Gemeindevertretung haben der Beschlussvorlage zugestimmt, kein Mitglied war dagegen, zwei Mitglieder haben sich der Stimme enthalten.

 

Der letzte Tagesordnungspunkt handelte von der Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle mit Eichwalde und Zeuthen zusammen. Es wurde ein Entwurf einer Vereinbarung zwischen den Gemeinden vorgelegt und diskutiert. Die Verwaltung hatte für den Haushalt 2018 die notwendigen Kosten einer Zentralen Vergabestelle eingestellt, die Mehrheit der Gemeindevertretung hat die Kosten aus dem Haushalt gestrichen und Teile davon mit einem Sperrvermerk versehen. Dies führte zur Verunsicherung der Nachbarkommunen, die Zweifel hegen, ob Schulzendorf noch an einer gemeinsamen Zentralen Vergabestelle interessiert sei. Mitglieder der Gemeindevertretung gaben an, dass sie noch viele Fragen hätten, die der Bürgermeister dann beantwortet hat. Nun hat die Fraktion DIE LINKE zu diesem Thema eine Erklärung abgegeben.

Kosten zurzeit: 165.320,00 € -- nach oben offen. Die einzustellenden Kosten für Schulungen, Beratungskosten und EDV-Software halten wir mittelfristig für zu geringfügig angesetzt. Weiterhin fehlen uns detaillierte Aussagen zu den zu erwartenden Mietkosten.

Uns fehlen im Beschluss grundlegende Aussagen der Verwaltungen zu der Vergabestelle. Wir sind nicht gegen eine Vergabestelle, sondern wir wollen mit der Schaffung dieser Vergabestelle eine Steigerung der Wirtschaftlichkeit der Vergabe erreichen sowie eine spürbare Entlastung der einzelnen Fachbereiche. Mit der Schaffung einer Vergabestelle muss eine Qualitäts– und eine Quantitätssteigerung erreicht werden.

Den Optimierungsprozess betrifft dabei nicht nur die Auswahl und Festlegung der zu beschaffenden Leistung (Güterwirtschaftlichkeit), sondern auch den Beschaffungsprozess selbst (Prozesswirtschaftlichkeit).

Die Kommune ist dafür zu sensibilisieren, die öffentliche Beschaffung nicht nur aus rechtlicher Perspektive zu betrachten. Die juristisch einwandfreie Durchführung des Vergabeverfahrens ist unabdingbar, führt jedoch nicht automatisch auch zu dem wirtschaftlichsten Gesamtergebnis.

Das mit dem Zuschlag endende Vergabeverfahren ist letztlich nur ein Teil des umfassenderen Beschaffungsprozesses, der mit der Bedarfsentstehung, der Bedarfsprüfung und -festlegung beginnt, die Markterkundung und den Vergabeprozess im engeren Sinn beinhaltet und in der Abwicklung der Beschaffung u.a. mit der Leistungs- und Rechnungsprüfung endet.

Eine der zentralen Aufgaben ist es Manipulation und Korruption vorzubeugen und im Beschaffungsbereich eine geordnete Aufbau- und Ablauforganisation sicherzustellen. Dazu sind klare Verantwortlichkeiten zu definieren. Z.B.: Wer ist wem weisungsbefugt?

Eine eindeutige Regelung für das Zusammenwirken der Fachbereiche mit genauen Bestimmungen „wer macht was“ ist ebenso unerlässlich wie die Festlegung der Handlungsabläufe innerhalb der Vergabestelle.

Wie wird die Notwendigkeit der Trennung der Gesamtverantwortung in Sach- und Finanzverantwortung einerseits und Konditionenverantwortung andererseits geregelt??

Mitarbeiter in Vergabestellen müssen nicht nur die einschlägigen vergaberechtlichen Vorschriften beherrschen, sondern auch mit Blick auf die erforderlichen Leistungen über Branchen- und Marktkenntnisse verfügen. Hierzu gehören neben einer stetigen Marktanalyse und –beobachtung auch das Erkennen von Entwicklungstrends und die Analyse der Lieferquellen. Es ist darauf zu achten, dass die Stellen mit Fachleuten besetzt werden. Die Anforderungsprofile sind mindestens Master für Wirtschaft und Recht oder Master für Ökonomie oder RA-Wirtschaftsrecht oder Dipl.-Verwaltungswirt. Zentrale Verwaltung von Rahmenverträgen und deren regelmäßig Aktualisierung. Artikelkataloge schaffen verwaltungsweit einen Überblick über alle abgeschlossenen Rahmenverträge (eCatalog-Verfahren).

Nicht unerwähnt sollte an dieser Stelle die Bedeutung einer sorgfältigen Bedarfsprüfung bleiben, die schließlich auch ergeben kann, dass die Beschaffung gänzlich entfallen oder auf einen günstigeren, späteren Zeitpunkt verschoben werden kann.

Die Sammlung und Verwendung von Muster-Leistungsbeschreibungen können zu weiteren Verbesserungen führen.

Neben den oben beschriebenen Hinweisen fehlen uns Aussagen zum Nachtragsmanagement, Antikorruptionsgesetz, zum Datenschutzgesetz, zur Verwaltung der Bürgschaften, zum Tranzparenzgebot, Aufbau und Pflege einer Unternehmerdatenbank. Leitfadenerstellung für Bieter (Tipps und Tricks).

Das, was bis jetzt vorgestellt wurde, wurde bis jetzt auch sichergestellt. Wir bitten darum diese Hinweise aufzunehmen und in die Beschlussvorlage aufzunehmen.“

 

Es sind also wieder neue Fragen offen, die nun beantwortet werden.